KAK Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian PT. Multi Area Conindo

 KAK Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian PT. Multi Area Conindo

	PERIHAL	PENJELASAN
1	Latar Belakang	PT. Multi Area Conindo merupakan salah satu perusahaan produsen alat permainan yang bersifat edukatif. Walaupun dalam operasionalnya perusahaan ini masih penggunakan sistem yang bersifat manual walaupun telah menggunakan komputer dan internet. Jadi dapat dikatakan perusahaan ini masih menggunakan sistem kepegawaian yang tidak efektif, yang mana berpotensi terjadi kesalahan dalam absensi pegawai hingga penggajian pegawai. Sudah selayaknya PT. Multi Area Conindo melangkah maju dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dalam bentuk sistem informasi kepegawaian yang   efektif dan efisien dalam mengelola absen dan gaji pegawainya. Untuk mewujudkan hal ini dibutuhkan perencanaan proyek untuk membangun sistem informasi kepegawaian yang disusun dengan tepat sasaran.
2	Maksud dan Tujuan	·         Membangun sistem yang dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian khususnya permasalahan penggajian dan absensi pegawai perusahaan ·         Memudahkan perusahaan untuk melihat cash flowkeuangan khususnya dalam penggajian pegawai ·         Meningkatkan produktivitas dari pegawai perusahaan dengan sistem yang terintegrasi
3	Sasaran	Tersedianya sistem informasi kepegawaian pada PT. Multi Area Conindo sehingga dapat mendukung operasional perusahaan di bidang kepegawaian
4	Nama dan Organisasi   Pengguna Jasa	PT. Multi Area Conindo
5	Sumber Pendanaan	Pemilik proyek
6	Lingkup, Lokasi, Fasilitas dan Alih pengetahuan	a.       Lingkup kegiatan            i.          Membuat aplikasi yang dapat mengeluarkan daftar gaji pegawai             ii.          Mencetak slip gaji pegawai         iii.          Mencetak Data Induk Pegawai         iv.          Melakukan absensi pegawai secara otomatis (menggunakan finger print)          v.          Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya         vi.          Menyusun dokumentasi lengkap dari proyek pembangunan sistem informasi b.      Lokasi kegiatan Kegiatan akan berlangsung di tempat yang telah ditentukan oleh pemilik proyek yaitu pada kantor PT. Multi Area Conindo c.       Data dan Fasilitas penunjang            i.          Oleh pengguna jasa: a)    Data kepegawaian sebagai dasar membangun sistem b)   Koneksi internet c)    Staf pengawas proyek d)   Konsumsi saat pembuatan sistem e)   Uang transportasi per hari (15 ribu Rupiah)           ii.          Oleh penyedia jasa: a)    Komputer yang telah ter-install aplikasi yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem: MySQL, Notepad++, Browser, XAMPP, dll b)   Printer sendiri c)    Kendaraan pribadi d)   dan fasilitas dan peralatan lain yang digunakan yang tercantum dalam Dokumen Kontrak untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan supervisi dengan cara menyewa d.      Alih pengetahuan Setelah sistem informasi kepegawaian selesai dibuat, maka developer wajib memberikan pelatihan cara penggunaan sistem kepada pegawai PT. Multi Area Conindo sebagai user biasa, Staf khusus sebagai administrator, kasubbag sebagai pengelola data pegawai dan direktur sebagai super user
7	Metodologi	Metodologi dan Pendekatan yang dipergunakan dalam pembuatanSistem Aplikasi Kepegawaian adalah dengan memperhatikan kebutuhan dan kesesuaian dengan kondisi PT. Multi Area Conindo pada umumnya dan Departemen HRD pada khususnya. Best Practice yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini adalah change control dikarenakan ada kemungkinan suatu permintaan perubahan dari stakeholder.
8	Jangka Waktu Pelaksanaan	Untuk mengerjakan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian ini diperlukan waktu 80 hari kerja (untuk membangun sistem) ditambah 20 hari kerja (untuk maintenance/ perawatan sistem) ditambah 15 hari ( untuk persediaan waktu tambahan perubahan pekerjaan dan meeting ). Total waktu yang disediakan untuk melakukan pembangunan proyek ini adalah 115 hari kerja.
9	Kualifikasi	Diisi kualifikasi penyedia jasa: a.       Bersedia merahasiakan data Bersedia menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Data dan Informasi sesuai dengan kebijakan PT. Multi Area Conindo. b.      LB dan pengalaman Memiliki latar belakang dan pengalaman yang luas dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi dengan skala besar, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi. c.       TA permanen Memiliki production house / workshop dan tenaga-tenaga ahli yang permanen. d.      Menggunakan metode yg baik Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna e.      Sanggup memberi garansi Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang /jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima. f.        Komitmen kerjasama dg pihak pemberi kerja Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerjasama dengan Panitia Pengadaan, Tim Teknis, dan Tim IT PT. Multi Area Conindo. g.       Komitmen thd pekerjaan Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.
10	Tenaga Ahli	Diisi tenaga ahli yang diperlukan, jumlahnya, dan kualifikasinya Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah : Ketua Tim (Project Manager) Ketua Tim disyaratkan seorang, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai. Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang. Sistem Analis Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang. Programmer/Developer Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan 4 (empat) orang. Desainer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang. Tester yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang. Documentator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang. Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri jurusan ekonomi yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang.
11	Keluaran	Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah Perangkat lunak Aplikasi administrasi Hak Cipta yang dapat dioperasionalkan dan digunakan untuk menangani seluruh administrasi yang terkait dengan permohonan Hak Cipta sehingga dapat meningkatkan kecepatan penanganan, efisiensi, dan menghasilkan output yang lebih baik dan berkualitas. Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program; Program dengan source Code; Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual; Dokumentasi SOP (system operating procedure) maupun SMP (system maintenance procedure); Instalasi aplikasi Migrasi data; Pelatihan, pendampingan/asistensi, garansi dan pemeliharaan. Media untuk dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah menggunakan standar format Windows Office dan/atau PDF. Dokumen yang diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari aplikasi yang telah dikembangkan/dibangun melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem aplikasi.
12	Pelaporan	a.       Laporan Pendahuluan            i.          Rencana kerja menyeluruh           ii.          Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung         iii.          Jadwal kegiatan Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sejak SPMK diterbitkan sebanyak 3 (tiga) buah laporan. b.      Laporan Interim            i.          Hasil kegiatan yang sudah dicapai (volume pekerjaan),            ii.          Masalah pelaksanaan dan rencana solusinya,         iii.          Rencana baru selanjutnya Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya hari selasa setiap minggu sebanyak 1 (satu) buah laporan. c.       Laporan Akhir            i.          Laporan Pendahuluan           ii.          Laporan Mingguan         iii.          Keluaran proyek Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 80 (sembilan puluh) hari kalender sejak SPMK diterbitkan sebanyak 3 (tiga) buku laporan dan CD berisi seluruh laporan sebanyak 3 (tiga) buah. d.      Laporan dua mingguan pada pertemuan rutin Laporan ini membahas topik kemajuan proyek, aktivitas yang akan segera dilakukan dan pembahasan ulang control perubahan.

Read more »